Wdrożenie RODO w firmie jest zadaniem wymagającym i skomplikowanym, a niedopilnowanie szczegółów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.
Wiele firm, pomimo dobrych intencji, popełnia błędy, które narażają je na ryzyko naruszenia przepisów. W tym artykule omówimy popularne błędy popełniane przez firmy w zakresie ochrony danych osobowych. Podpowiemy także w jaki sposób ich unikać.
1. Brak świadomości i edukacji pracowników
Błąd: Wiele firm nie inwestuje wystarczająco w edukację swoich pracowników na temat zagadnień związanych z ochroną danych osobowych, co prowadzi do błędów skutkujących naruszeniami. Najczęściej są to błędy ludzkie.
Jak unikać: Regularne szkolenia i warsztaty dla wszystkich pracowników, członków zarządu, menedżerów, kierowników zespołów są kluczowe. Programy szkoleniowe powinny m.in. obejmować omówienie podstawowych kwestii związanych z RODO, praktyczne przykłady oraz procedury postępowania w przypadku incydentów związanych z ochroną danych.
2. Niewłaściwe zbieranie zgód na przetwarzanie danych
Błąd: Firmy często zbierają zgody w sposób niezgodny z RODO, np. poprzez ich niejasne sformułowanie lub wymuszanie ich udzielenia. Często brakuje także realizacji obowiązku informacyjnego.
Jak unikać: Stworzenie klauzul zgód, które są dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne, a także przygotowanie odpowiednich klauzul informacyjnych.
3. Niewystarczające techniczne środki bezpieczeństwa
Błąd: Brak wystarczających środków technicznych takich jak szyfrowanie, kopie zapasowe, gradacja dostępu, oprogramowanie antywirusowe.
Jak unikać: Inwestycja w techniczne środki bezpieczeństwa przetwarzanych danych takie jak np.: szyfrowanie, regularne aktualizowanie oprogramowania, wykonywanie kopii zapasowych baz danych, testy penetracyjne.
4. Nieodpowiednie zarządzanie dostępem do danych
Błąd: Nieodpowiednie zarządzanie dostępami, co oznacza, że wielu członków zespołu ma zbyt szeroki dostęp do danych, który jest nieuzasadniony wykonywanymi obowiązkami.
Jak unikać: Wdrożenie zasad zarządzania dostępem, które ograniczają dostęp do danych osobowych tylko do tych członków zespołu, którzy rzeczywiście go potrzebują do wykonywania swoich obowiązków. Regularne przeglądy i aktualizacje uprawnień dostępu.
5. Brak odpowiedzi na wnioski o realizację praw
Błąd: Ignorowanie lub opóźnianie odpowiedzi na żądania dotyczące realizacji praw, takich jak prawo do dostępu, prawo do sprostowania czy prawo do usunięcia danych.
Jak unikać: Stworzenie wewnętrznych procedur umożliwiających szybkie i efektywne reagowanie na żądania dotyczące realizacji praw na gruncie RODO. Dedykowany zespół lub osoba odpowiedzialna za obsługę takich żądań może znacząco usprawnić proces.
6. Niedocenianie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA)
Błąd: Pomijanie lub niedokładne przeprowadzanie ocen skutków dla ochrony danych przy wprowadzaniu nowych procesów (np. biznesowych lub wewnętrznych).
Jak unikać: Regularne i rzetelnie przeprowadzanie DPIA może wskazać obszary wymagające poprawy. DPIA ma na celu odnalezienie zawczasu ewentualnych luk w systemie ochrony danych osobowych i ich uzupełnienie środkami technicznymi lub organizacyjnymi.
7. Brak procedur na okoliczność incydentów RODO (naruszeń ochrony danych osobowych)
Błąd: Brak odpowiednich procedur reagowania na incydenty może prowadzić do zaniedbania obowiązków w zakresie powiadamiania Prezesa UODO o naruszeniach, a także zawiadamiania osób, których dane dotyczą.
Jak unikać: Opracowanie i wdrożenie procedury, która będzie zawierała szczegółowy plan reagowania na incydenty.
8. Nieodpowiednia polityka retencji danych
Błąd: Przechowywanie danych osobowych ponad ustalone okresy retencji.
Jak unikać: Wdrożenie polityki retencji danych, która określa jak długo różne rodzaje danych będą przechowywane i kiedy powinny być usuwane. Regularne przeglądy i usuwanie danych, które nie są już potrzebne.
Podsumowanie
Zarządzanie ochroną danych osobowych w zgodzie z RODO jest procesem złożonym i wymagającym stałej uwagi. Unikanie błędów poprzez edukację pracowników, wdrażanie odpowiednich procedur i zabezpieczeń oraz dbanie o transparentność i komunikację z klientami, pozwala na minimalizowanie ryzyka naruszeń i budowanie zaufania.
Inwestycja w ochronę danych nie tylko zabezpiecza firmę przed sankcjami, ale również wzmacnia jej reputację i relacje z klientami, co w dzisiejszym cyfrowym świecie jest nieocenione.