Zapraszamy na ostatnią część naszego poradnika o danych osobowych dla MŚP, w której skupimy się na skutecznych sposobach zabezpieczenia danych osobowych poprzez środki techniczne i organizacyjne.
Jeśli jeszcze nie zapoznałeś się z poprzednimi częściami, zachęcamy do przeczytania:
- części 1 poradnika, z której dowiesz się o podstawowych zasadach i pojęciach wynikających z RODO;
- części 2 poradnika, gdzie wskazaliśmy na aspekty praktyczne dotyczące praw osób, których dane osobowe przetwarzamy; oraz
- części 3 poradnika, w której poruszyliśmy tematykę wdrażania przepisów RODO w praktyce.
Ile będzie kosztować Twoją firmę brak odpowiednich zabezpieczeń danych osobowych?
Ochrona danych osobowych nie kończy się na wypełnieniu obowiązków informacyjnych czy uzyskaniu zgód na przetwarzanie danych osobowych. Kluczowym elementem zgodności organizacji z RODO jest zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych danych. Nieodpowiednie zabezpieczenia mogą prowadzić do naruszeń ochrony danych, które mogą skutkować wysokimi karami finansowymi, wstrzymaniem działalności oraz utratą reputacji firmy.
Zasadniczo bezpieczeństwo danych osobowych obejmuje trzy główne obszary: ochronę integralności, dostępności i poufności danych. Organizacje spotykają się z następującymi ryzykami naruszeń na ww. obszarach:
- nieautoryzowany lub przypadkowy dostęp do danych – naruszenie poufności danych osobowych (np. dostęp osoby nieuprawnionej do bazy danych klientów);
- nieuprawniona lub przypadkowa zmiana danych – naruszenie integralności danych osobowych (np. niezautoryzowana modyfikacja danych kontaktowych w bazie danych klientów przez pracownika);
- utrata danych lub utrata dostępu do danych – naruszenie dostępności danych osobowych (np. brak kopii zapasowej).
Dla skutecznego zabezpieczenia danych osobowych konieczne jest również zidentyfikowanie potencjalnych źródeł ryzyka oraz obszarów ochrony. Niektóre organizacje będą musiały przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA), o której więcej przeczytasz w części 3 poradnika. Natomiast jeśli chcesz wiedzieć więcej o naruszeniach ochrony danych osobowych zapoznaj się z naszym artykułem „Naruszenie ochrony danych osobowych w pigułce” .
…to jak zabezpieczyć dane osobowe?
Zgodnie z art. 24 ust. 1 RODO obowiązkiem administratora jest wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z RODO i aby móc ten fakt wykazać. Środki te są w razie potrzeby mają być poddawane przeglądom i uaktualniane.
RODO nie narzuca konkretnych środków ochrony jakie ma stosować administrator, ważne jednak by środki ochrony wybrane przez administratora skutecznie chroniły obszary, na których istnieje ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych. Poniżej prezentujemy najpopularniejsze środki ochrony danych osobowych, które możesz wdrożyć w swojej firmie:
A. Środki techniczne:
- stosuj szyfrowanie danych;
- dokonuj pseudonimizacji danych;
- regularne aktualizuj oprogramowania systemów, z których korzystasz;
- stosuj zapory sieciowe (firewalle), programy antywirusowe;
- rób kopie zapasowe danych osobowych (backupy);
- stosuj menedżery haseł oraz uwierzytelnianie dwuskładnikowe.
B. Środki organizacyjne:
- dokumentacja RODO – należy stworzyć i wdrożyć polityki, regulaminy oraz procedury w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych jest kluczowe dla minimalizowania ryzyka na Równocześnie jest potwierdzeniem, że organizacja działa zgodnie z przepisami RODO. W szczególności chodzi tutaj o politykę bezpieczeństwa, plan ciągłości biznesowej, politykę i rejestr naruszeń, itd.;
- szkolenia dla pracowników – pamiętaj, że regularne szkolenia zwiększają świadomość pracowników na temat zagrożeń i najlepszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa danych. Jak pokazują badania w zdecydowanej większości do naruszeń ochrony danych osobowych dochodzi z powodu „czynnika ludzkiego”;
- kontrola dostępu – pamiętaj, żeby pracownicy mieli dostęp do danych osobowych zgodnie z przyznanymi uprawnieniami.
- audyt – przeprowadzaj regularne audyty i testowania systemów, które pozwolą Ci wykryć i naprawić luki w zabezpieczeniach;
- zobowiązanie do zachowania poufności – zadbaj, by w umowach z pracownikami i współpracownikami znalazły się zapisy do zachowaniu tajemnicy danych i informacji poufnych.
C. Środki fizyczne:
- stosuj alarmy przeciwpożarowe i czujników dymu;
- rejestruj osoby wchodzące na teren budynku organizacji;
- stosuj zamki pomieszczenia, w których przechowywane są dane osobowe;
- realizuj zasadę czystego biurka.
Pamiętaj, że odpowiednie zabezpieczenie danych osobowych to nie tylko obowiązek prawny, ale także fundament budowania zaufania i wiarygodności Twojego przedsiębiorstwa. Implementacja odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych pozwala na skuteczną ochronę danych, minimalizowanie ryzyka naruszeń oraz unikanie potencjalnych kar. Pamiętaj, że bezpieczeństwo danych to proces ciągły – wymaga regularnych aktualizacji, szkoleń i audytów. Wdrażając powyższe zalecenia, możesz być pewien, że Twoja firma jest dobrze przygotowana do przetwarzania danych osobowych w zgodzie z RODO oraz ryzyko wystąpienia naruszenia jest mniejsze.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami! Przygotujemy odpowiednia dokumentację i pomożemy we wdrożeniu odpowiednich środków ochrony danych osobowych co zwiększy bezpieczeństwo Twojej organizacji.