W erze cyfrowej zarządzanie danymi osobowymi stało się bardziej skomplikowane niż kiedykolwiek wcześniej. Nowe technologie, takie jak chmura obliczeniowa i sztuczna inteligencja (AI), oferują ogromne możliwości, ale także niosą ze sobą nowe wyzwania w zakresie ochrony danych osobowych. Przed firmami stoi nie lada wyzwanie. Chcąc korzystać z nowych technologii muszą one zapewnić także zgodność z przepisami RODO.
Chmura obliczeniowa: Bezpieczeństwo i zgodność
Przechowywanie danych w chmurze oferuje wiele korzyści, takich jak skalowalność, elastyczność i oszczędność kosztów. Jednakże, aby zapewnić zgodność z RODO, firmy muszą zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii:
- Wybór dostawcy chmury: przed wyborem dostawcy usług chmurowych, należy upewnić się, że dostawca ten spełnia wymagania RODO. Ważne jest, aby dostawca stosował odpowiednie zabezpieczenia organizacyjne i techniczne.
- Umowy powierzenia przetwarzania danych: należy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych z dostawcą chmury, która zawiera wszystkie elementy przewidziane przez art. 28 ust. 3 RODO.
- Lokalizacja danych: firmy muszą być świadome, gdzie są przechowywane ich dane. Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) wymaga spełnienia dodatkowych wymagań, takich jak stosowanie standardowych klauzul umownych lub oparcie transferu o decyzję w sprawie adekwatności.
Sztuczna inteligencja, a zgodność z RODO
Sztuczna inteligencja (AI) oferuje potężne narzędzia do analizy danych i automatyzacji procesów biznesowych. Jednakże przetwarzanie danych osobowych przy użyciu AI może stwarzać ryzyko dla prywatności i wymaga szczególnej uwagi w wielu aspektach, m.in.:
- Obowiązek informacyjny: informacje o korzystaniu z AI firmy powinny uwzględnić w swoich Politykach prywatności i klauzulach informacyjnych. Informacje te powinny być jasne i zrozumiałe, obejmując m.in. cele przetwarzania, podstawy prawne i okresy retencji.
- Minimalizacja danych: zasada minimalizacji danych, jedna z podstawowych zasad RODO, oznacza, że firmy powinny przetwarzać tylko te dane osobowe, które są niezbędne do osiągnięcia określonego celu. Oznacza to obowiązek ograniczenia zbierania danych do minimum oraz regularne przeglądanie i usuwanie niepotrzebnych informacji. Zasada ta ma szczególne znaczenie w kontekście trenowania systemów AI.
- Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA): przed wdrożeniem systemów AI, które mogą mieć znaczący wpływ na prywatność osób, firmy powinny przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych (Data Protection Impact Assessment – DPIA). DPIA pomaga zidentyfikować i zminimalizować ryzyka związane z przetwarzaniem danych.
Podsumowanie
Nowe technologie, takie jak chmura obliczeniowa i sztuczna inteligencja, przynoszą ogromne korzyści, ale również stawiają przed firmami nowe wyzwania związane z ochroną danych osobowych. Aby skutecznie zarządzać danymi osobowymi w erze cyfrowej, firmy muszą m.in.:
- wybierać dostawców usług, którzy zapewniają zgodność z RODO,
- zawrzeć umowy powierzenia danych osobowych,
- realizować obowiązki informacyjne wobec osób, których dane są przetwarzane,
- stosować zasadę minimalizacji danych i dokonywać regularnych przeglądów przetwarzanych danych, aby nie przetwarzać ich nadmiarowo,
- przeprowadzać oceny skutków dla ochrony danych (o ile są one wymagane).
Świadome i odpowiedzialne podejście do zarządzania danymi osobowymi nie tylko zapewni zgodność z przepisami RODO, ale także zwiększy zaufanie klientów i poprawi reputację firmy.