W dobie cyfryzacji i intensywnego rozwoju technologii, marketing stał się nieodłącznym elementem funkcjonowania każdej firmy. Bez odpowiednich działań promocyjnych ciężko wyobrazić sobie zdobywanie nowych klientów i utrzymanie relacji z obecnymi. Jednakże, dynamiczny rozwój marketingu pociągnął za sobą zmiany w regulacjach prawnych, które dzisiaj w centralnym punkcie stawiają zgodę adresata na otrzymywanie komunikatów handlowych.
Z tego powodu przygotowaliśmy dla Ciebie artykuł, z którego dowiesz się jak legalnie pozyskiwać i przetwarzać dane klientów w celach marketingowych tak by nie narazić się na wysokie kary.
Zgoda adresata na przetwarzanie danych
Podstawą legalnego przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych na gruncie RODO jest uzyskanie wyraźnej zgody od adresata. Zgoda ta musi być wyrażona w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego i spełniać następujące cechy:
- zgoda musi być wyrażona w sposób dobrowolny– adresat musi mieć realny wybór i nie może być zmuszony do wyrażenia zgody;
- zgoda musi być wyrażona w sposób świadomy – adresat powinien być odpowiednio poinformowany m.in. w jakim celu dane są zbierane, jaki jest ich zakres i na jak długo, by móc oszacować konsekwencje udzielenia zgody;
- zgoda musi być konkretna – powinna dotyczyć sprecyzowanego zakresu działania, na które adresat wyraża zgodę, np. wysyłki newslettera;
- zgoda musi być jednoznaczna – dla adresata treść zgody powinna być jasna i niebudząca wątpliwości.
Newslettery czyli najprostszy sposób marketingu
Newslettery to świetny sposób na utrzymanie kontaktu z klientami i informowanie ich o nowościach. Jednakże, by móc je wysyłać, konieczne jest uprzednie uzyskanie zgody od odbiorców newslettera na taki rodzaj kontaktu. Pamiętaj, że zgoda musi spełniać wszystkie cechy wskazane powyżej i być wyrażona w sposób aktywny – np. poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola na formularzu rejestracyjnym. Co więcej, w myśl zasady rozliczalności powinieneś posiadać dowody, że odbiorca rzeczywiście ww. zgodę na otrzymywanie newslettera wyraził. Musisz również umożliwić odbiorcom newslettera ławy sposób na wypisanie się z listy mailingowej i rezygnację z otrzymywanych treści.
Cold mailing i cold calling – czy to legalne?
Cold mailing oznacza wysyłanie spersonalizowanych wiadomości e-mail do grupy potencjalnych klientów, z którymi wcześniej nie mieliśmy kontaktu. W przypadku jeśli prezentujesz ofertę dla potencjalnego klienta w sposób telefoniczny to będziemy mówić o cold callingu. Przed wejściem w życie RODO, cold mailing oraz cold calling był najczęstszym narzędziem stosowanym przez przedstawicieli handlowych. Jednakże wskutek wprowadzenia regulacji dotyczących ochrony danych osobowych, zwiększono ochronę konsumentów wobec niezamówionych kontaktów handlowych poprzez wprowadzenie szeregu obowiązków na przedsiębiorców, którzy korzystają z tego rodzaju marketingu. Tym samym by móc legalnie stosować omawiane narzędzia po pierwsze musisz uzyskać od adresata wiadomości zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych. Po drugie, musisz uzyskać zgody wymagane przez polskie ustawy. Zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej, skierowanej do oznaczonego odbiorcy, będącego osobą fizyczną, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej. Za niezamówioną informację handlową uchodzi taka informacja, na którą odbiorca nie wyraził zgody. Również ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne w art. 172 zakazuje używania telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego lub przesyłania niezamówionej informacji handlowej, chyba że abonent lub użytkownik końcowy uprzednio wyraził na to zgodę.
Podsumowując, w obecnym stanie prawnym stosowanie cold mailingu, cold callingu czy marketingu bezpośredniego zasadniczo jest niedopuszczalne, chyba że adresat wyraził zgodę na stosowanie takich narzędzi. Zatem dla legalnych działań marketingowych musisz uzyskać od adresata tych działań dwie odrębne zgody:
– na przetwarzanie jego danych osobowych, oraz
– na otrzymywanie niezamówionych informacji handlowych.
Kary za naruszenie przepisów
Brak uzyskania uprzedniej zgody od adresata na stosowanie ww. działań marketingowych na gruncie polskich przepisów może skutkować nałożeniem kary grzywny lub kary pieniężnej, jak również uznanie za czyn nieuczciwej konkurencji i konsekwencje finansowe przewidziane przez ustawę z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Natomiast niewłaściwe przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych może wiązać się z poważnymi konsekwencjami przewidzianymi przez RODO. Kary mogą sięgać nawet 20 milionów euro lub 4% całkowitego rocznego obrotu firmy.
Podsumowanie
Marketing zgodny RODO i polskimi przepisami na początku może wydawać się skomplikowany i uciążliwy, ale stosowanie się do kilku podstawowych zasad pozwoli uniknąć negatywnych konsekwencji finansowych dla Twojej firmy. Pamiętaj, że w legalnym prowadzeniu działań marketingowych kluczowe jest by zbierać zgody od adresatów tych działań. Nie zapominaj również rejestrowaniu udzielonych zgód na kontakt marketingowy, informowaniu klientów o celu przetwarzania danych np. w Polityce prywatności oraz umożliwianiu łatwego wypisania się z newsletterów. W ten sposób będziesz mógł prowadzić skuteczne działania marketingowe bez ryzyka nałożenia wysokich kar finansowych. Również działania te przyczynią się do zwiększenia zaufania do Twojej firmy wśród jej potencjalnych klientów.
Nie wiesz czy prowadzisz działania marketingowe zgodnie z RODO? Skontaktuj się z nami! Pomożemy Ci przygotować i wdrożyć dokumentację wymaganą przez przepisy, co umożliwi Ci prowadzenie działań marketingowych w sposób legalny.