W dobie coraz bardziej większej świadomości na temat znaczenia danych osobowych, relacje B2B (business-to-business) stawiają przed firmami nowe wyzwania. Współpraca z kontrahentami, podwykonawcami i innymi partnerami biznesowymi wymaga nie tylko zaufania, ale także dbałości o zgodność z przepisami, takimi jak RODO.
Czy Twoja firma jest odpowiednio przygotowana na te wyzwania?
Dane osobowe w relacjach B2B
Choć relacje B2B koncentrują się na współpracy między firmami, dane osobowe nadal odgrywają kluczową rolę. W ramach współpracy przetwarzane mogą być m.in.:
- Dane kontaktowe pracowników kontrahentów, np.: imiona, nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów oraz stanowiska.
- Dane osobowe podwykonawców, np.: informacje o dostawcach, wykonawcach usług, a także osobach odpowiedzialnych za koordynację wspólnych projektów.
- Dane osobowe związane bezpośrednio z realizacją umowy, np.: dane osobowe wykorzystywane lub dostępne przy świadczeniu usług, dostęp do dokumentacji zawierającej ww. dane.
Każdy podmiot przekazujący dane osobowe w ramach współpracy musi upewnić się, że odbywa się to zgodnie z zasadami RODO. Niedopatrzenia w tej sferze mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.
Obowiązki w umowach B2B
Przede wszystkim konstruując umowy B2B musisz pamiętać o:
- Odpowiednich klauzulach dotyczących ochrony danych: Umowa powinna precyzować, jakie dane osobowe będą przetwarzane, w jakim celu, przez jaki czas oraz kto będzie miał do nich dostęp.
- Podział odpowiedzialności za powierzone dane osobowe: Określenie, kto jest administratorem danych, kto podmiotem przetwarzającym, a kto współadministratorem. Ważne jest również zdefiniowanie obowiązków związanych z raportowaniem naruszeń, realizacją praw podmiotów danych oraz ochroną przed nieautoryzowanym dostępem.
- Umowie powierzenia przetwarzania danych: Jeśli jedna ze stron powierza drugiej przetwarzanie danych osobowych, konieczne jest sporządzenie umowy powierzenia przetwarzania zgodnej z art. 28 RODO. Umowa ta powinna określać m.in. cele, sposoby przetwarzania, wymagane zabezpieczenia oraz zasady zwrotu lub usunięcia danych po zakończeniu współpracy.
Weryfikacja partnerów biznesowych
Pamiętaj, że zanim zdecydujesz się na współpracę z partnerem biznesowym, powinieneś upewnić się, że spełnia on wymagania dotyczące ochrony danych osobowych. W tym celu powinieneś przeprowadzić audyt zgodności partnera biznesowego z RODO, który obejmuje m.in.:
- Ocenę, czy partner posiada odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych w jego firmie, w szczególności stosowanych zabezpieczeń IT;
- Weryfikację dokumentacji partnera biznesowego pod kątem zgodności z RODO, tj. czy firma posiada odpowiednie procedury, rejestry i polityki wymagane przez RODO;
- warto również zwrócić uwagę na praktyczne aspekty, takie jak zdolność partnera do szybkiego reagowania na naruszenia, ilość stwierdzonych naruszeń ochrony danych osobowych czy przeprowadzone szkolenia personelu.
Pamiętaj, że nawet po podpisaniu umowy warto okresowo sprawdzać zgodność partnera z przepisami. Przeprowadzanie regularnych audytów zgodności kontrahentów i podwykonawców z RODO pozwoli zminimalizować wystąpienia wycieku danych osobowych lub innych naruszeń w Twojej firmie.
Podsumowanie
Relacje B2B wymagają szczególnej uwagi w kontekście ochrony danych osobowych. Firmy muszą zadbać o odpowiednie zapisy w umowach, weryfikację podwykonawców oraz stałe monitorowanie zgodności z przepisami. Dbałość o ochronę danych to nie tylko Twój obowiązek prawny, ale także szansa na budowanie przewagi konkurencyjnej i wzmocnienie zaufania wśród partnerów biznesowych.
Pamiętaj, że ochrona danych osobowych to inwestycja, która procentuje w postaci bezpiecznych i przejrzystych relacji z kontrahentami.
Chcesz się dowiedzieć więcej w temacie ochrony danych osobowych w relacjach B2B? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci przygotować odpowiednią dokumentację, przeprowadzimy audyty zgodności z RODO u Twoich kontrahentów oraz pomożemy zapewnić Ci pełną zgodność z przepisami RODO.