Pytania RODO od kontrahentów, których boi się każdy prezes (ale powinien znać odpowiedzi)

Czy Twoja firma jest gotowa na pytania od kontrahentów dotyczące ochrony danych osobowych? Partnerzy biznesowi coraz częściej oczekują pełnej zgodności z RODO. Przygotowaliśmy zestawienie najczęstszych pytań, jakie mogą paść, wraz z wyjaśnieniem, dlaczego są zadawane i jak powinno wyglądać właściwe podejście do każdej kwestii.

1. Czy macie wdrożoną Politykę Ochrony Danych Osobowych?

Dlaczego pytają?
Kontrahenci chcą upewnić się, że podchodzisz poważnie do ochrony danych osobowych i przestrzegasz przepisów RODO. Polityka ochrony danych to jeden z pierwszych dokumentów, który świadczy o Twoim profesjonalizmie.

Jak powinno to wyglądać:
Twoja firma powinna mieć dokument regulujący zasady przetwarzania danych osobowych. Polityka Ochrony Danych Osobowych powinna obejmować:

• opis procesów przetwarzania danych,
• zasady bezpieczeństwa danych,
• procedury reagowania na naruszenia,
• obowiązki pracowników w zakresie ochrony danych.
  Dokument ten powinien być aktualizowany przynajmniej raz do roku.

2. Jak zabezpieczacie dane osobowe, które przetwarzacie?

Dlaczego pytają?
To pytanie dotyczy zarówno fizycznych, jak i cyfrowych zabezpieczeń. Kontrahenci chcą wiedzieć, że ich dane, które Ci powierzają (np. dane pracowników, klientów), są odpowiednio chronione.

Jak powinno to wyglądać:
Właściwe zabezpieczenia danych osobowych obejmują:

• techniczne środki bezpieczeństwa (szyfrowanie danych, zapory sieciowe, regularne aktualizacje oprogramowania),
• fizyczne zabezpieczenia (zamykane szafy na dokumenty, kontrola dostępu do pomieszczeń),
• organizacyjne środki bezpieczeństwa (szkolenia pracowników, procedury dotyczące przetwarzania danych).

3. Czy przeprowadzacie oceny ryzyka związane z przetwarzaniem danych?

Dlaczego pytają?
RODO wymaga od administratorów danych oceny ryzyka dla prywatności osób, których dane są przetwarzane. Brak takich działań może świadczyć o niskim poziomie zgodności z przepisami.

Jak powinno to wyglądać:
Regularna ocena ryzyka to kluczowy element zgodności z RODO. Powinna obejmować:

• identyfikację danych przetwarzanych w firmie,
• ocenę potencjalnych zagrożeń (np. nieuprawniony dostęp, wyciek danych),
• wdrożenie środków minimalizujących ryzyko,
• dokumentację wyników oceny i działań podjętych w celu poprawy bezpieczeństwa.

4. Czy w razie incydentu macie procedury reagowania?

Dlaczego pytają?
Współpraca z firmą, która nie ma opracowanych procedur reagowania na naruszenia, to ryzyko dla kontrahenta – zwłaszcza jeśli incydent dotyczy jego danych. Kontrahenci chcą wiedzieć, że Twoja firma wie, jak postępować w sytuacjach kryzysowych, aby minimalizować potencjalne straty i ryzyko.

Jak powinno to wyglądać:
Twoja firma powinna posiadać formalnie opracowaną i udokumentowaną procedurę reagowania na naruszenia ochrony danych osobowych, zgodną z wymogami RODO. Procedura powinna obejmować:

• Identyfikację naruszenia: zdefiniowanie, czy zdarzenie rzeczywiście jest naruszeniem ochrony danych osobowych.
• Analizę ryzyka: określenie, jakie ryzyko naruszenie może stanowić dla praw i wolności osób fizycznych.
• Powiadomienie organu nadzorczego: jeśli naruszenie stwarza ryzyko dla praw lub wolności osób, należy zgłosić je organowi nadzorczemu w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia. W przypadku opóźnienia należy podać uzasadnienie.
• Informowanie osób, których dane dotyczą: w przypadku, gdy naruszenie stwarza wysokie ryzyko dla praw lub wolności osób, należy bez zbędnej zwłoki poinformować osoby, których dane dotyczą. Komunikat powinien zawierać jasny opis naruszenia, możliwe konsekwencje oraz środki podjęte w celu ograniczenia jego skutków.
• Dokumentację naruszeń: wszystkie naruszenia muszą być dokumentowane wewnętrznie, w tym ich okoliczności, skutki oraz podjęte działania zaradcze. Taka dokumentacja umożliwia organowi nadzorczemu weryfikację zgodności działań firmy z przepisami RODO.

5. Czy zawarliście umowy powierzenia przetwarzania danych z podwykonawcami?

Dlaczego pytają?
Jeśli korzystasz z usług podwykonawców, którzy przetwarzają dane (np. hosting, księgowość), kontrahenci chcą mieć pewność, że Twoje relacje z nimi są zgodne z prawem.

Jak powinno to wyglądać:
Każda współpraca z podwykonawcą, który przetwarza dane osobowe w imieniu Twojej firmy powinna być uregulowana umową powierzenia przetwarzania. Taka umowa musi zawierać wszystkie obligatoryjne wymogi, o których mowa w art. 28 ust. 3 RODO.

6. Czy macie wyznaczonego Inspektora Ochrony Danych (IOD)?

Dlaczego pytają?
Nie każda firma musi wyznaczać IOD, ale kontrahenci mogą pytać o to, aby upewnić się, że w Twojej organizacji ktoś dba o kwestie ochrony danych.

Jak powinno to wyglądać:
Wyznaczenie IOD jest obowiązkowe w niektórych przypadkach, np. gdy firma przetwarza dane wrażliwe na dużą skalę lub monitoruje osoby fizyczne na dużą skalę. Nawet jeśli IOD nie jest wymagany, warto mieć osobę odpowiedzialną za ochronę danych, która:

• nadzoruje zgodność z RODO,
• prowadzi szkolenia,
• doradza w kwestiach związanych z ochroną danych.

7. Czy jesteście gotowi na audyt RODO?

Dlaczego pytają?
Kontrahenci chcą wiedzieć, że Twoja firma nie tylko wdrożyła odpowiednie procedury, ale też jest gotowa na ewentualną kontrolę.

Jak powinno to wyglądać:
Firma powinna posiadać pełną dokumentację potwierdzającą zgodność z RODO, w tym:

• rejestr czynności przetwarzania,
• udokumentowane oceny ryzyka,
• polityki i procedury ochrony danych,
• raporty z audytów wewnętrznych.
  Gotowość na audyt oznacza również świadomość pracowników co do obowiązujących zasad i procedur.

8. Jak dbacie o świadomość pracowników w zakresie RODO?

Dlaczego pytają?
To pytanie dotyczy ryzyka ludzkiego – nawet najlepsze procedury mogą zawieść, jeśli pracownicy nie będą przestrzegać zasad.

Jak powinno to wyglądać:
Szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych powinny być:

• przeprowadzane regularnie (np. raz w roku),
• dostosowane do specyfiki pracy poszczególnych działów,
• udokumentowane (listy obecności, program szkolenia, testy sprawdzające wiedzę).

9. Czy możecie udokumentować swoje działania w zakresie RODO?

Dlaczego pytają?
Zgodnie z zasadą rozliczalności, musisz być w stanie udowodnić, że stosujesz się do przepisów RODO. Kontrahenci chcą mieć pewność, że nie grozi im współpraca z firmą działającą niezgodnie z prawem.

Jak powinno to wyglądać:
Firma powinna prowadzić dokumentację zgodnie z zasadą rozliczalności, w tym:

• rejestr czynności przetwarzania,
• raporty z incydentów bezpieczeństwa,
• umowy powierzenia przetwarzania,
• procedury ochrony danych osobowych,
• dowody przeprowadzonych szkoleń i ocen ryzyka.

10. Jak szybko reagujecie na wnioski osób, których dane przetwarzacie?

Dlaczego pytają?
Kontrahenci chcą mieć pewność, że ich dane oraz dane ich klientów są przetwarzane zgodnie z prawami osób, których dotyczą, np. prawem dostępu, sprostowania czy usunięcia danych.

Jak powinno to wyglądać:
Firma powinna mieć procedurę obsługi wniosków osób fizycznych, która zapewnia:

• potwierdzenie przyjęcia wniosku w ciągu kilku dni,
• realizację żądań w terminie do 30 dni (lub 60 dni w wyjątkowych przypadkach),
• przejrzystą komunikację z osobami, których wniosek dotyczy.

Podsumowanie: jesteś gotowy na pytania kontrahentów?