Inspektor Ochrony Danych (IOD), znany również jako Data Protection Officer (DPO), odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu ochroną danych osobowych. W kontekście Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO), obowiązek powołania IOD dotyczy następujących typów organizacji:
- Organy i podmioty publiczne: Wszystkie organy publiczne, z wyjątkiem sądów wykonujących swoje zadania w ramach wymiaru sprawiedliwości, muszą powołać IOD.
- Podmioty, których główne działania obejmują operacje wymagające regularnego i systematycznego monitorowania osób na dużą skalę: Dotyczy to firm, które systematycznie obserwują swoje klientki i klientów, np. przedsiębiorstw zajmujących się monitorowaniem zachowań w internecie.
- Przedsiębiorstwa przetwarzające na dużą skalę szczególne kategorie danych osobowych: Chodzi tutaj o dane wrażliwe, takie jak dane zdrowotne, genetyczne, biometryczne, a także dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.
Kiedy należy powołać IOD?
- Firmy powinny przeanalizować swoją działalność pod kątem przepisów RODO, aby ustalić, czy powołanie IOD jest konieczne. Jęśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań jest twierdząca, należy powołać IOD:Czy przetwarzania dokonuje organ lub podmiot publiczny?
- Czy główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę?
- Czy główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę danych wrażliwych?
- Czy główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa?
W preambule RODO wyjaśniono, że w sektorze prywatnym przetwarzanie danych jest główną działalnością administratora, jeżeli oznacza jego zasadnicze, a nie poboczne czynności. Do czynności zasadniczych powinny być zaliczane czynności realizowane przez firmy, które stanowią podstawowy przedmiot ich działalności, natomiast za czynności poboczne można uznać te działania, które towarzyszą czynnościom zasadniczym. Grupa Robocza Art. 29 w wytycznych dotyczących inspektorów ochrony danych wskazała, iż „główną działalnością” będzie działalność kluczowa z punktu widzenia osiągnięcia celów administratora albo podmiotu przetwarzającego dane, jednak pojęcia tego nie należy interpretować w sposób wyłączający działalność w zakresie przetwarzania danych nierozerwalnie związaną z działalnością główną administratora lub podmiotu przetwarzającego.
W zakresie definicji dużej skali przetwarzania , w preambule RODO wyjaśniono jedynie, iż operacje przetwarzania na dużą skalę służą przetwarzaniu znacznej ilości danych osobowych na szczeblu regionalnym, krajowym lub ponadnarodowym i mogą wpłynąć na dużą liczbę osób, których dane dotyczą. Dalej stwierdzono, że przetwarzanie danych osobowych nie powinno być uznawane za przetwarzanie na dużą skalę, jeżeli dotyczy danych osobowych pacjentów lub klientów i jest dokonywane przez pojedynczego lekarza, innego pracownika służby zdrowia lub prawnika. Próbując określić użyty i niezdefiniowany w RODO termin „dużej skali” przetwarzania danych osobowych ponownie należy odwołać się do Wytycznych Grupy Roboczej Art. 29 dotyczące inspektorów ochrony danych. Przy dokonywaniu oceny skali przetwarzania Grupa Robocza zaleca uwzględnianie czynników takich jak: liczba osób, których dane dotyczą (konkretna liczba albo procent określonej grupy społeczeństwa); zakres przetwarzanych danych osobowych; okres, przez jaki dane są przetwarzane, oraz zakres geograficzny przetwarzania danych. Jako przykłady przetwarzania danych na dużą skalę Grupa Robocza Art. 29 wskazała m.in. przetwarzanie danych pacjentów przez szpital
Na czym polega praca IOD oraz jakie są jego obowiązki?
Praca IOD polega na stałym monitorowaniu procesów przetwarzania danych, doradzaniu w zakresie zgodności z przepisami oraz edukowaniu pracowników. IOD musi działać niezależnie i nie może być karany ani odwoływany za wykonywanie swoich obowiązków.
IOD ma szeroki zakres obowiązków, które obejmują:
- Monitorowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych: IOD nadzoruje, czy firma przestrzega przepisów RODO i innych obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych.
- Informowanie i doradzanie: IOD informuje i doradza administratorowi danych oraz pracownikom firmy w zakresie ich obowiązków związanych z ochroną danych.
- Szkolenia i edukacja: Organizowanie szkoleń dla pracowników firmy dotyczących ochrony danych osobowych.
- Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA): Doradzanie w sprawie oceny skutków dla ochrony danych osobowych oraz monitorowanie jej realizacji.
- Współpraca z organem nadzorczym: IOD współpracuje z organem nadzorczym, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Funkcja punktu kontaktowego: IOD jest punktem kontaktowym dla organu nadzorczego oraz osób, których dane dotyczą, w kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
Co grozi za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących IOD?
Niepowołanie IOD w sytuacji, gdy jest to wymagane przez przepisy RODO, może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. Kary za naruszenie tych przepisów RODO mogą sięgać do 10 milionów euro lub 2% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa, w zależności od tego, która kwota jest wyższa. Oprócz kar finansowych, niepowołanie IOD może również skutkować:
- Negatywnymi konsekwencjami dla reputacji firmy: Brak zgodności z RODO może zaszkodzić reputacji firmy w oczach klientów i partnerów biznesowych.
- Utratą zaufania klientów: Klienci mogą stracić zaufanie do firmy, która nie dba o ochronę ich danych osobowych.
- Dodatkowymi kosztami związanymi z naprawą błędów: Firma może ponieść dodatkowe koszty związane z naprawą błędów i dostosowaniem się do przepisów po ewentualnych kontrolach i nałożonych sankcjach.
Powołanie Inspektora Ochrony Danych (IOD) jest nie tylko obowiązkiem prawnym dla wielu firm, ale także elementem dobrych praktyk w zakresie zarządzania ochroną danych osobowych. Firmy, które przetwarzają dane osobowe na dużą skalę, wrażliwe kategorie danych lub regularnie monitorują osoby, powinny dokładnie przeanalizować swoją działalność pod kątem wymogów RODO i, jeśli to konieczne, powołać IOD. Dzięki temu będą mogły zapewnić zgodność z przepisami, ochronić dane swoich klientów oraz uniknąć poważnych kar finansowych i utraty reputacji.
Grafika wygenerowana przez kreator obrazów Microsoft Bing.