Dla wielu małych firm wprowadzenie wymogów RODO może wydawać się zadaniem zbyt skomplikowanym i kosztownym. Jednak odpowiednia ochrona danych osobowych nie musi oznaczać wielkich nakładów finansowych. Istnieją skuteczne sposoby na to, aby małe przedsiębiorstwa mogły spełnić wymogi RODO, minimalizując koszty i wysiłek.
W tym artykule przedstawimy praktyczne wskazówki, które pomogą Twojej firmie w zgodnym i przystępnym wdrożeniu przepisów RODO.
1. Przeprowadź audyt danych – bez kosztownych narzędzi
Zanim podejmiesz jakiekolwiek kroki, warto dokładnie zrozumieć, jakie dane osobowe przetwarza Twoja firma. Audyt danych nie wymaga specjalistycznych narzędzi – wystarczy arkusz kalkulacyjny, aby spisać rodzaje danych, które gromadzisz, źródła tych danych, sposób ich przechowywania oraz osoby, które mają do nich dostęp. Taki przegląd pomoże zidentyfikować potencjalne ryzyka i obszary wymagające poprawy.
2. Zaktualizuj klauzule informacyjne, politykę prywatności i umowy – korzystaj z gotowych wzorów
Twoje klauzule informacyjne powinny być jasne, zrozumiałe i dostępne dla klientów. Warto dostosować je do specyfiki swojej firmy, ale nie musisz zaczynać od zera. W internecie znajdziesz wiele bezpłatnych wzorów klauzul informacyjnych/ polityk prywatności, które możesz dostosować do swoich potrzeb. Pamiętaj, aby w klauzulach informacyjnych/ polityce prywatności zawrzeć wszystkie niezbędne elementy, o których mowa w art. 13 oraz 14 RODO.
3. Zadbaj o zgody na przetwarzanie danych – prosto i przejrzyście
RODO wymaga uzyskania zgody na przetwarzanie danych, jeśli nie ma innej podstawy prawnej. Formularze zgody powinny być jasne i zrozumiałe – użytkownik musi wiedzieć, na co się zgadza. Możesz stworzyć takie formularze samodzielnie, bazując na przykładach dostępnych online. Możesz także przeczytać nasz artykuł dot. nieprawidłowości przy zbieraniu zgód.
4. Szkolenia pracowników
Pracownicy są często pierwszą linią obrony przed naruszeniami danych. Zorganizuj wewnętrzne szkolenia na temat zasad ochrony danych osobowych. Możesz skorzystać z materiałów edukacyjnych dostępnych w internecie lub poprosić pracowników o udział w bezpłatnych kursach online.
5. Zabezpiecz dane – proste rozwiązania techniczne
Ochrona danych nie musi oznaczać drogich systemów zabezpieczeń. Zacznij od podstawowych kroków:
- Silne hasła: upewnij się, że wszyscy pracownicy używają silnych, unikalnych haseł (https://cert.pl/bezpieczne-hasla/);
- Regularne aktualizacje: zadbaj o to, aby oprogramowanie i systemy były regularnie aktualizowane;
- Szyfrowanie i kopie zapasowe: wdrożenie szyfrowania i regularne tworzenie kopii zapasowych znacznie poprawi poziom bezpieczeństwa, nie generując dużych kosztów;
- Proste środki fizyczne: zabezpieczenie pomieszczeń, gdzie przechowywane są dane, np. za pomocą zamykanych szaf lub szuflad.
6. Stwórz procedury na wypadek naruszenia danych – planowanie to klucz
Przygotuj plan działania na wypadek naruszenia danych. Ustal, kto jest odpowiedzialny za reagowanie na incydenty, jak przebiega proces powiadamiania odpowiednich osób i organów oraz jak chronić dane przed dalszym naruszeniem. Możesz oprzeć swoje procedury na dostępnych szablonach i dostosować je do specyfiki Twojej firmy. Miej też gotowe procedury powiadamiania osób, których dane zostały naruszone, co pomoże działać szybko i zgodnie z prawem. Sprawdź nasz artykuł, w którym przedstawiliśmy w pigułce najważniejsze aspekty dot. naruszeń ochrony danych osobowych.
7. Dokumentuj wszystkie działania – prowadzenie dokumentacji jest kluczowe
RODO wymaga, abyś mógł wykazać zgodność z przepisami. Dokumentuj wszystkie działania związane z ochroną danych – od uzyskiwania zgód, przez szkolenia pracowników, po środki zabezpieczające. Prowadzenie prostego rejestru w arkuszu kalkulacyjnym może okazać się wystarczające i pozwoli uniknąć problemów podczas ewentualnych kontroli.
8. Korzystaj ze wsparcia zewnętrznego – gdy potrzebujesz pomocy
Jeśli czujesz, że potrzebujesz wsparcia w poszczególnych obszarach lub potrzebujesz kompleksowej pomocy – możesz skorzystać ze wsparcia. Czasami stany faktyczne są bardziej skomplikowane i wymagają bardziej szczegółowej analizy oraz specjalistycznej wiedzy.
Nasza firma oferuje wsparcie w przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących zgodności z RODO
Podsumowanie
Spełnienie wymogów RODO w małej firmie nie musi być kosztowne ani skomplikowane. Kluczem jest świadomość i planowanie, a także korzystanie z publicznie dostępnych materiałów. Zacznij od prostych kroków: ustal jakie dane przetwarzasz, upewnij się, że Twoje klauzule informacyjne są zgodne z RODO, zadbaj o podnoszenie wiedzy pracowników, reaguj na incydenty i dokumentuj swoje działania.
Dzięki odpowiedniemu podejściu i wykorzystaniu dostępnych zasobów, możesz spełnić wymogi RODO bez wydawania fortuny i zyskać zaufanie swoich klientów, pracowników, kontrahentów.
Jeśli w pewnym obszarze będziesz potrzebować wsparcia – jesteśmy tu dla Ciebie.